REPUBLIKA.CO.ID,MAGELANG -- Wali Kota Magelang Muchamad Nur Aziz meminta kesadaran kearsipan perlu digalakkan tidak hanya dalam lingkungan organisasi perangkat daerah (OPD), melainkan juga di lingkungan sekolah dan organisasi swasta.
"Hal ini sesuai dengan amanat Perda Kota Magelang Nomor 13 Tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Kearsipan," katanya di Magelang, Kamis (30/6/2022).
Ia menyampaikan hal tersebut saat memberikan apresiasi kepada lima kelurahan yang menang lomba tertib administrasi kearsipan kelurahan se-Kota Magelang tahun 2022. "Kesadaran tersebut harus diwujudkan dalam bentuk mekanisme kearsipan yang tertib dan teratur serta berkesinambungan. Untuk menanamkan kesadaran tersebut, harus diapresiasi oleh semua pihak, baik dari tingkat pelaksana maupun di tingkat para pimpinan," katanya.
Sebanyak lima kelurahan yang menerima apresiasi tersebut, yakni Jurangombo Utara (Juara I), Tidar Utara (Juara II) dan Gelangan (Juara III) dengan total hadiah berupa uang pembinaan Rp6 juta. Pemenang kategori Inovatif untuk Kelurahan Potrobangsan dan kategori Kreatif untuk Kelurahan Magelang, masing-masing mendapatkan Rp250.000.
Aziz mengatakan arsip merupakan sumber informasi yang vital kedudukannya dalam sebuah instansi atau organisasi, karena pada dasarnya arsip bukanlah barang mati, melainkan justru mempunyai peran yang hidup berkesinambungan dan lestari dalam laju perkembangan instansi atau organisasi.
Sebagai sumber informasi, katanya arsip merupakan aset yang memiliki kekuatan hukum tetap yang dimiliki oleh setiap instansi/organisasi. Oleh karena itu diperlukan manajemen dokumen yang efektif sehingga dapat memberikan keuntungan berupa kemudahan akses dan keamanan data/informasi yang akurat.
"Saya berharap dengan adanya lomba ini dapat menggali lebih dalam lagi pemahaman dan pengetahuan tentang kearsipan," katanya.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Magelang Arif Barata Sakti menyampaikan mulai tahun 2021, kualitas pengelolaan kearsipan menjadi salah satu indikator penilaian dari indikator penilaian reformasi birokrasi Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Kemenpan RB). Tahun lalu, Kota Magelang memperoleh nilai 64,74 (kategori baik).
"Tahun lalu Kota Magelang masuk kategori baik, maka diharapkan kegiatan ini akan menambah nilai agar lebih baik lagi," kata dia.
Arsip yang dikelola ada dua jenis, yakni arsip dinamis dan statis. Arsip dinamis dibagi menjadi arsip dinamis aktif dan inaktif. Jenis arsip aktif berupa arsip-arsip yang tercipta pada tahun ini. Arsip-arsip ini mempunyai masa simpan atau retensi arsip. Retensi arsip ada tiga jenis yaitu permanen, dinilai kembali, dan musnah.
Bila arsip tersebut telah habis masa retensidan merupakan arsip beretensi musnah maka arsip bisa dimusnahkan, sedangkan bila arsip tersebut beretensi permanen maka arsip tidak boleh dimusnahkan. Arsip-arsip tersebut untuk mendukung kebutuhan di masa yang akan datang.
Saat ini, pihaknya telah mengadakan pengawasan kearsipan internal pada 26 OPD dan kecamatan se-Kota Magelang, di mana hasil dari pengawasan kearsipan tersebut akan menambah nilai pengelolaan kearsipan Pemkot Magelang untuk penilaian tahun 2022.
Kegiatan pengawasan kearsipan ini secara rutin setiap tahun, untuk itu para kepala OPD dan camat diminta secara nyata melakukan langkah-langkah perbaikan dalam pengelolaan kearsipan di OPD masing-masing. "Untuk pengawasan kearsipan, bukan merupakan lomba, tapi sejauh mana ketaatan OPD dalam melaksanakan regulasi kearsipan yang diciptakan oleh Pemerintah Kota Magelang sebagai salah satu indikator penilaian reformasi birokrasi," katanya.
Ikuti Whatsapp Channel Republika